Açık hava etkinlikleri denildiğinde biz organizatörlerin ilgi sahasına girenler konser ve festivallerdir.
Peki biz açık alanda yapılacak etkinlikler için mekan seçerken nelere bakarız?
Mekan Kapasitesi
Yapacağımız konser veya festival için ihtiyacımız olan sahne ebatları ve konumuna uygun alanı olan, hedeflediğimiz izleyici sayısına paralel kapasite ve konfordaki yerler arasında bir seçim yaparız. Genelde yaklaşık olarak benzer kapasitede olan mekanlar arasında aşağıda vereceğimiz detaylar bu konforu belirler.
Uzaklık
Hedef kitleye göre uzaklık (gerek yolda geçen zaman gerekse harcanan yakıt bedeli açısından) etkinliğe gelip gelmeme kararı açısından belirleyicidir. Bu sebeple yapılacak etkinliğin diğer bütün kriterlerini sağlayan mekanlar, şehir merkezine bulunduğu uzaklıktan dolayı yine de tercih edilmeyebilir.
Ulaşım
Hedef kitlenin profiline göre; bir kısmının toplu ulaşım araçları ile gelebileceğini öngörmek zorundayız. O zaman toplu ulaşım sıklığı ve durakların mekana yakınlığı önemli bir faktör. Diğer izleyiciler özel araçları ile geleceğine göre (etkinlikteki alkol tüketimi öngörülerimize göre özel araç sayısı değişir) araç sayısı öngörüsünde bulunurken bu bilgileri kullanacağız. Etkinliğin başlayacağı saatten 1-1,5 saat önce yoğunluğun başlayacağını biliyoruz. Buna göre mekana giden yolun/yolların bu saat içerisinde bu trafiği kaldırıp kaldırmayacağını hesap ederiz.
Otopark
Bir etkinlik mekanının, mekanda yapılacak etkinliğe göre otopark ihtiyacına yönelik kendimize sorular sorarız. Başlıca bu sorular şu şekilde olur: Öngördüğümüz araç sayısı kadar otopark var mı; yoksa, çevrede otopark olarak kullanabileceğimiz alan var mı? Vale tedbiri var mı? İhtiyaç varsa biz mi sağlamalıyız?
Tuvalet
Mekanda yeterli sayıda kadın, erkek ve engelli tuvaleti var mı? Temizliği düzenli yapılıyor mu? Hijyen malzemeleri yenileniyor mu? (Yeterli sayı ile ilgili açık hava etkinliklerinde optimum sayı hesaplamalarına bakarız. Etkinlik süresi, etkinlik alanına şehirden ulaşım süresi, içecek ve yiyecek satışı bizlere bin kişi için ne kadar tuvalet ünitesine ihtiyaç olduğunu verir.)
Mekanda bulunan tuvaletler ihtiyacı karşılamıyorsa mobil tuvalet düşünürüz.
Enerji
Planlamaları yaparken ne kadar enerjiye ihtiyacımız olacağını çıkarırız. Tüm teknik ekipman, genel aydınlatma, yiyecek ve içecek ünitelerinde yapılacak tüketim hesap edilerek mekanın alt yapısı bu ihtiyacımızı karşılıyor mu sorusunun cevabını ararız. Karşılamıyorsa jeneratör tedbiri alırız. Enerji kesintisi ihtimaline karşılık back-up jeneratör tedbiri almamız zaten gerekiyor.
Kapalı Alan
Gündüz etkinlikleri için güneşten korunma ya da yağmur ihtimali için kapalı alan, tente vb. korunma alanları var mı? Buna ihtiyaç olabilir mi? Olursa bunu biz mi sağlamalıyız yoksa bunu sağlayacak bir mekan tercihine yönelebilir miyiz?
Kontrolsüz İzleyici
Bilet satışı yapılan bir etkinlik için kontrolsüz, bilet almadan giriş yapan izleyici istemeyiz. Mekan çit, duvar vb. bir sistemle çevrelenmiş mi? Yapılmamışsa bizim kiralayarak yaptırmamızın bedeli bütçemizi olumsuz etkilememeli.
Su
Mekanda yeterli su deposu var mı? Tuvalet ve lavabolarda su kesintisi veya suyun bitmesi ihtimali düşünülemez. Buna göre tedbir almamız gerekir.
Kulis
Sanatçıların kullanabileceği kulis/kulisler var mı? Yoksa biz kurdurmalıyız.
Çocuk Alanı
Her etkinlik her zaman yetişkinlere özel olmak zorunda değildir. Kimi zaman çocukların da gelebileceği ve kid-friendly olacak etkinlikler (özellikle festivaller) de söz konusudur. Buna göre ebeveynleri ile gelme ihtimali bulunan çocuklar için bir alan var mı?
Güvenlik
Mekanda güvenlik görevlisi var mı; varsa kaç tane? Yoksa ya da yeterli değilse bizim ilave getireceğimiz sayı ne?
Temizlik
Mekan temizliği ne durumda, sabit temizlik görevlisi var mı? Çöp kutuları yeterli mi?
Bilet Kontrol ve Satış Noktası
Mekan girişinde bu amaç için kullanabileceğimiz bir alan var mı? Yoksa biz oluşturmalıyız.
Yiyecek İçecek Satışı ve Alanları
Mekan bu hizmeti kendisi mi sağlıyor? Yoksa bizim dışarıdan getirmemize izin veriyor mu? Yiyecek içecek imalat ve satış için kullanabileceğimiz su ve enerji alabileceğimiz alanlar var mı?
Mekan Kirası
Etkinlik günü için ne kadar kira talep ediyor? Kurulum için kira talep ediyor mu?
Dinlenme Alanları
Ayakta durmaktan yorulanlar için oturup dinlenebilecekleri alanlar var mı?
Dezavantajlılar
Mekan özellikle görme ve bedensel engelliler için uygun mu?
Havai Fişek
Böyle bir gösteri yapmak istiyorsak mekan ve çevresi buna uygun mu? İlgili otoritelerden izin alınabiliyor mu?
Yangın Söndürme
Bir kaza sonucu yangın çıkması halinde müdahale edecek ekip ve ekipman var mı? Yoksa biz tedbir almalıyız.
Sağlık
Sanatçı, personel veya izleyicil/katılımcılardan birinin hastalanması, zehirlenmesi, güneş çarpması, kalp krizi vb. bir rahatsızlık anında yardım istenecek hastaneye mesafe uzak mı? Yoksa ambulans tedbiri almalıyız.
İletişim
Mekanda veya yakınlarında yeterli baz istasyonu var mı? Yoksa mobil istasyon temin etmeliyiz.
Bütçe
Yukarıda saydıklarımız ve işin ruhuna göre ilave edilebilecek diğer ihtiyaçlara göre mekanın sağlayabildikleri ve bedelleri ile dışarıdan temin edeceklerimizin bedelleri toplamı mekan bütçemizi oluşturacaktır.
Yukarıda saydığım özellikler mekan seçimimizi etkileyecek ve aynı zamanda etkinlik senaryomuza yol gösterecek faktörlerdir.