Hepimiz pek çok etkinliğe katıldık, katılıyoruz ya da organize ediyoruz. Çok daha büyük çaplı etkinliklerde, örneğin konser, sempozyum, kongre ve marka lansmanlarına katıldığımız veya izlediğimizde aslında sonucu görüyoruz. Arkasında çalışan yüzlerce kişiyi ve etkinliğin gerçekleşmesi için günlerce belki haftalarca yapılan hazırlık sürecini görmüyoruz. Peki bir etkinlik yapmak ne kadar zor olabilir?
Etkinlik Yönetimi Nedir?
Etkinlik yönetimi, yapılacak bir etkinliği (marka etkinliği, kongre, konferans, festival, vb.) planlamak, ihtiyaçları temin etmek, kurulumları sağlamak, bütün tarafların eşgüdüm içerisinde sorunsuzca çalışmasını sağlamaktır. Etkinlik yönetimi için kurum ve kuruluşlar bir etkinlik organizasyonu şirketi ile görüşür ve anlaşır. Etkinliğin talep edilen şekilde gerçekleşmesini sağlamak bu organizasyon şirketinin görevidir. Doğru çözüm ortaklarıyla birlikte çalışmak, gerekli olan kurulumları sağlamak, operasyonu yürütmek tamamen bu şirketin sorumluluğundadır.
Etkinlik Organizasyonu Misafirperverliktir
Etkinlik organizasyonu veya yönetimi, aslında gündelik hayatımızda yaptığımızdan çok da farklı değil.
Evde ağırlayacağımız misafirler için hazırlık yaparız. Yemek menüsünü oluştururken en iyi yaptıklarımız, misafirlerin en çok sevdikleri ve hiç sevmediklerini dikkate alırız. Misafirlerimizin hassasiyetlerini bilmiyorsak aralarında vegan veya vejeteryan beslenebilenlerin olabileceğini, gluten tüketemeyen konukların olabileceğini öngörürüz. Ana yemek için kuzu seçimi kokusundan dolayı risklidir. O zaman dana etini tercih edelim diye düşünürüz. Peynir ikram edeceksek tulum veya koyun peynirinin yanı sıra inek veya keçi peynirini tercih ederiz. İçecek olarak alkollü ve alkolsüz içeceklerde bile alternatifler oluştururuz. Ne giyelim, saat kaçta başlayacak diye duyuralım, otopark konusunda tedbir alalım veya uyaralım, insanlara konum atalım gibi bir sürü kararlar alırız. Esasında bu başlı başına bir organizasyondur. Hepimiz yaptık.
Etkinlik organize etmek aslında iyi bir ev sahipliğidir, misafirperverliktir. Evinizde misafirinize gösterdiğiniz özeni, büyük organizasyonlarda da katılımcılarınıza gösterirsiniz.
Büyük bir etkinlik, kongre veya konser organizasyonu ile özünde ailenizle gittiğiniz piknik organizasyonunun farkı yoktur. Bir etkinlikte, katılan herkesin beklentisini karşılayacak ortamı oluşturmaya, aktivitenin başından sonuna kadar mutlu olmasını sağlayacak ve hayatını kolaylaştıracak tedbirler almaya ve bunları yapmaya organizasyon, bunu yapana da organizatör denir.
Misafirperverlik bizim genlerimizde var. Misafirimizi en iyi şekilde ağırlamak için çırpınırız. “Lütfen şunun da tadına bak. Bir bardak daha, n’olursun. Bunu mutlaka yemelisin. Vallahi bırakmam. Daha erken, şimdi kalkılır mı, biz geç saatlere kadar uyumuyoruz zaten. Bir demlik daha çayım var. Bu peyniri sizin için şuradan getirttim. Ne seyredelim? Ne oynayalım?” Nasıl da tanıdık geldi, değil mi? Bunları hep yaparız, hep de duyarız. Bu ısrarların ruhunda misafirperverlik var aslında.
"Etkinlik organizasyonu beklentileri doğru anlamak ve karşılamak üzerine kuruludur."
Bizler de mesleğimize aynı pencereden bakıyoruz. Bizim işimizde müşteri, işverendir. Katılımcı, delege, izleyici ve konuşmacı ise misafirdir. Misafirin beklentisini karşılamak, işverenin beklentisini karşılamaktır.
Genlerinde misafirperverlik olan bizler bu yüzden diğer ülkelerdeki meslektaşlarımıza göre çok daha başarılı organizasyonlara imza atıyoruz. “Organizasyon yapmak kolay mı?” sorusunun cevabı elbette kolay. Detaylı planlayıp, doğru çözüm ortakları ile çalışılırsa organizasyon yapmak gerçekten de kolay.