Bir organizasyonda %99 başarı, başarısızlıktır.
Organizasyon düzenlemek, yalnızca etkinliğin yapılacağı tarihleri kapsamaz. Çok öncesinden yapılacak birçok planlama, planların uygulanması, organizasyon sırasında her şeyin yolunda gittiğinden emin olmak adına sürekli takip, sonrasında da envanter alınması, tüm sürece başından sonuna hakim olunması gerekir. Peki genel olarak bir organizasyon düzenleme sürecinde neler yaşanır?
Etkinlik Türüne Göre Mekan ve Tedarik
En başından bakıldığında, elbette ki organizasyonun düzenleneceği bir mekan bulunmalıdır. Organizasyonlar için kullandığımız mekanlar, bütün ihtiyaçlarımızı karşılamayabilir. Örneğin mevsim uygunsa ve açık alan bir opsiyon değilse, büyük bir konser otel veya kongre merkezi salonlarında yapılır. Toplantılar ise doğaları gereği her zaman kapalı mekanlarda yapılmak durumundadır.
Seçeceğimiz mekanlarda masa, sandalye, koltuk ve podyum dışında genellikle bir şey olmaz. Bazı mekanlarda ses sistemleri, projeksiyon cihazı ve perdeleri halihazırda bulunur. Fakat ne yazık ki bunlar birçok durumda ihtiyacınızı karşılamak için yeterli olmaz.
Tam olarak bu sebeple, mekanın sağlayabilecekleri dışında kalan her şeyi, çözüm ortaklarından tedarik etmek zorunda kalırsınız.
Etkinlik Planlaması ve Etkinlik Senaryosu
Bir organizasyon düzenlerken etkinlik senaryosunun çıkarılması, önceden ihtiyaçların gözetilmesi, bu ihtiyaçlara göre aksiyon alınması ve her şeyin takibinin yapılabilmesi açısından çok önemlidir.
Organizasyon planlaması yaparken ihtiyaçlarınızı tanımlar, tedarikçi firmalardan fiyat teklifi alır, çalışmak için uygun gördüğünüz firmalar ile anlaşma yaparsınız. Tüm bu planlamalar ışığında da organizasyon öncesinde, organizasyonun yapılacağı yeri de ziyaret etmek (inspection yapmak) birçok fayda sağlayacaktır.
Organizasyon, genel kanının aksine sadece organizasyon tarihlerinde gerçekleşmez. Organizasyonu düzenleyenler için aslında iş çok önceden başlar.
Mekanın uygunluğuna göre asıl günden önceki gün veya gece, gerekli malzemelerin kurulması için mekana gidersiniz. Başka bir etkinlik veya organizasyon yapılmamışsa, kendi organizasyonunuz için kuruluma başlarsınız. Bu kurulum, organizasyonunuzun boyutlarına bağlı olarak geç vakitlere kadar sürebilir. Hele ki mekan sizin kurulumunuz için müsait değilse, yapacağınız kurulum daha da geç başlayacağından işlerin bitmesi organizasyonun başlayacağı saatleri bulabilir. Çok büyük emek, çok büyük çaba. Ekibiniz de siz de epeyce yorulursunuz.
Kurulumun ardından, etkinlik başlamadan birkaç saat önce, yarı zamanlı çalışacak olan personel gelip hazırlanır, kıyafetlerini giyer ve sizden iş spesifiğinde eğitim ve talimat bekler. Organizasyon süreci çok hızlı ve dinamiktir. Bu sebeple kısa bir şekilde yapacakları işi, onlardan beklentinizi anlatırsınız.
Elbette ki siz bunları yaparken diğer işler tatlı tatlı sizi beklemez. Bir yandan siz bunları hallederken, işvereniniz size başka taleplerle gelir. Örneğin çok kısa süre içerisinde broşür dağıtmak için masalara ekleme yapmayı isteyebilir. Broşürleri sizin bir yerden gidip almanızı talep eder. Mekanda süsleme yapmak için bitkilerin yerini değiştirtir. Sunumlar, sunucular gelir, prova yapılacakken, eşyalarımı nereye koyabilirim diye sorgular. Bu gibi işlerin sonu hiçbir zaman gelmez.
Bu elbette ki normal bir süreç. İşvereniniz ilk defa bu boyutta bir organizasyonun bir parçası olabilir veya bu organizasyondan sorumlu olacak yönetici ilk defa bu şekilde bir girişimde bulunuyor olabilir. Burada unutulmaması gereken nokta, bu gibi ihtiyaç ve eksikliklerin tamamının önceden öngörülebilmesinin mümkün olmamasıdır. Bu nedenle organizasyonu yapan tarafın, işvereni ve yöneticiyi çok iyi bir şekilde bilgilendirmesi ve yönlendirmesi elzemdir. Öncesinde soru sorularak bunların tespit edilmeye çalışılması, akla gelmeyen detayların da süreç boyunca sürekli olarak netleştirilmesi gereklidir.
Etkinliklerde Sık Karşılaşılan Aksaklıklar
Olası senaryolardan bahsedeyim biraz.
Görevli personele işin tanımlarını detaylı bir şekilde anlattığınızı zannedersiniz ama fark edersiniz ki aslında tam anlaşılmamış.
Tam bu sırada halihazırda bir gece önce kurulmuş teknik donanımda bir arıza çıkar.
Katılımcıların kaydı yapılacakken personelin hangi katılımcı kartı çeşidinin verileceğini bilmediğini öğrenirsiniz.
Fotokopi makinesi bozulur, delegelere verilecek hediyelerde eksik çıkar, kayıt sisteminde arıza çıkar.
Stresli tüm durumlar hem sizin hem de ekibinizin üzerine dolu gibi yağarken açılış oturumunun saati yaklaşır.
Organizasyonu yapacağınız tarihten günler önce mekana gelip, her şeyi kurup, personelle birkaç gün boyunca prova yapma şansınız olmadığı müddetçe bu gibi aksilik ve durumların önüne geçmek pek de mümkün olmayabilir. Kaldı ki mekana erkenden gidip her şeyi yerli yerinde kurmak ve prova yapmak hem çok maliyetli, hem de tekboynuzlu bir atla karşılaşma ihtimaliniz kadar düşük ihtimallidir. Onlarca yıllık organizasyon meslek hayatında insanın yalnızca birkaç kez karşılaşabileceği bir fırsattır. Bu nedenle son dakika taleplerine alışık olmak, gelecek sorunlara karşı hazırlıklı durmak gereklidir.
Hatasız bir organizasyon beklemek gerçek dışı olur. %100 başarıyı yakalamak için hakikaten çok iyi planlama yapmak gerekir. Bu işi ilk yapmaya başladığımda, burada bahsettiğim ve bahsetmediğim daha birçok sorunla karşılaştım. Her birinden ders çıkarıp, bir sonraki işim için tedbir olma fırsatı olarak değerlendirdim. Karşılaşılabilecek sorunları öngörmek tecrübe gerektirir, fakat tecrübe de tek başına yeterli gelmez. Bu tecrübeyi tüm ekibe aktarmayı öğrenmek ve bilmek gerekir.
Etkinlik Planını Senaryo Haline Getirmek
İşte etkinlik senaryosu bütün bu sebeplerle 20 yıldır organize ettiğimiz her etkinliğin bel kemiğini, hazırlığımızın iskeletini oluşturuyor. Yakın çalıştığım iş arkadaşlarımla bir kongre veya etkinliği, uçtan uca hayal ederek senaryolaştırıyoruz.
Etkinlik Senaryosu Örneği
Diyelim ki uluslararası bir kongre düzenleyeceğiz. Bu kongrenin delegelerinin çoğu yurt dışından gelecek ve hepsi için havalimanı ve otel transferi yapmak zorundayız. Başlayalım.
En ideal senaryo:
Delegeler uçaktan indi ve pasaport kontuarına geldi, pasaportunu görevli memura uzattı.
Memur kontrolünü yaptı ve vizesinin olduğu ve girişi onaylandı.
Delege pasaport kontrolünden geçip bagajını almak üzere ilgili noktaya yürüdü.
Hiçbir problem yok.
Bir başka durumda:
Delegenin vizesi yoksa, havalimanından vize alabilir.
Pasaport memuru delegeyi vize alma bölümüne yönlendirdi.
Delege sıradan çıkıp vize bölümüne gitti, işlemler tamamladıktan sonra tekrar sıraya girdi.
Bu süreçte delegeyi transfer edecek aracımız beklemek zorunda. Bu süre uzadıkça aynı aracın daha sonra yapacağı transfer riske girer. Böyle bir durumla karşılaşma ihtimalimiz var.
Peki ne yapmalıyız? DHMİ ile yazışarak vize bölümüne yakın pasaport kontuarlarından birkaçını etkinliğimize tahsis ettirmeli ve ilgili kontuarın görünür bir yerine bu etkinliğin görsellerini yerleştirmeliyiz.
Bir de durumu bu açıdan inceleyelim:
Delege, bizim etkinliğimize tahsis edilmiş kontuara geldi.
Vizesi yok.
Görevli memur kendisini vize bölümüne yönlendirdi.
Delege vize bölümüne geldi, pasaportunu uzattı, vize ücretini ödedi ve vizesini aldı.
Sonra tekrar pasaport kontuarına gelerek işlemini tamamladı.
Hiçbir problem yok.
Diyelim ki:
Delegenin yanında vize ücretini ödeyebileceği para ya da kredi kartı çıkmadı.
Ne yapmalıyız? DHMİ’den izin alarak o bölgeye böyle durumlar için yanında nakit bulunan bir personel koymalıyız. Delegeden bu bedeli daha sonra tahsil etmek, süreç açısından çok daha kolay olacaktır.
Bu durumda:
Delege vize departmanına geldi. Parası ya da kredi kartı yok.
Kendisine bu konuda yardım etmesi adına bizim personelimiz orada bekliyor.
Personelimiz ücreti delege adına ödedi, delege de böylelikle işlemini tamamladı.
Bir diğer senaryo:
Delege vize bölümüne geldi ancak sadece Çince biliyor, vize bölümündeki görevli ile hiçbir şekilde anlaşamıyor olabilir.
Ne yapmalıyız? Delegelerimizin ülkelerine bakıp dillerinin bir listesini çıkarmalı (varsayalım Portekizce, Çince, Rusça vb.) ve bu dillerde yardımcı olabilecek personel ayarlamalıyız.
Görüldüğü gibi henüz pasaport kontuarından bagaj bölümüne geçemedik.
Sonuç
Yukarıda bahsettiğimiz örnekten yola çıkarak etkinlik veya organizasyon senaryosu delegelerin havalimanına gelişinden dönüşüne kadar bütün adımları, bütün anları kafamızda canlandırarak olası bütün problemleri tespit etmek ve kaleme almak üzerine kurgulanır. Bu yorucu ve detaylı çalışma, büyük işler için en az birkaç günümüzü alır. Bu çalışmayı ilgili departmanlar bazına indirgediğimizde her departman ve çalışanı için bir rehber ortaya çıkar. Böylelikle olası bütün sorunlar ve çözümleri bu dokümanda yer aldığı için hata yapma ihtimali sıfıra yaklaşır.
Elbette senaryo hazırlamak tecrübe ister. Ancak senaryo yapmayıp büyük risk almaktansa eksik senaryo yapa yapa riskleri en aza indirme yolunu seçmek zorundasınız.